СтатьиСвой бизнес

Какие инструменты помогают при дистанционной работе команды

Легко перейти на дистанционную работу технологичным командам, у которых и так были отлично настроены все процессы для удаленного взаимодействия. Обычно это бывает там, где есть отдельные удаленные сотрудники или часть коллег периодически работает удаленно. Но тем, кто привык только к классическому офисному взаимодействию — электронная почта, офлайн-совещания, хранение документов на сервере, — уйти на удалёнку труднее. Придется немного «прокачаться» в технологиях. Это нетрудно.

Технологии для взаимодействия дистанционных команд

Если в вашей компании активно используются диджитал-пространства для командной работы над проектами и онлайн-каналы коммуникаций, то при переходе на удаленный режим работы вам достаточно проверить, чтобы они были доступны каждому сотруднику из дома.

В частности, надо проверить скорость домашнего интернета, надежность связи (например, посоветовать использовать проводной интернет вместо wi-fi, чтобы связь не прерывалась в самый неподходящий момент). Разумеется, нужно позаботиться о том, чтобы у всех были компьютеры. Кстати, по этой причине использовать ноутбуки удобнее, чем стационарные компьютеры, даже в офисе: в экстренных случаях сотруднику легко продолжить работу из дома. К тем важным ресурсам на внутреннем сервере, которые нежелательно переводить в облачные технологии, нужно настроить удаленный доступ.

Если же у вас не было опыта использования инструментов для дистанционного взаимодействия, задача усложняется: нужно их подобрать, настроить и научить сотрудников ими пользоваться. Поверьте, после возвращения в офис вам не захочется с этими технологиями расставаться — вы увидите, насколько они упрощают и ускоряют работу.

Научиться пользоваться новыми инструментами обычно нетрудно, главное — преодолеть отрицание «Не хочу, не буду, это не для меня». Наверняка у вас среди сотрудников есть те, кто боится любых новых программ, но и они быстро убедятся, что всё просто и доступно «даже бабушке и ребенку». Но сначала им понадобится помощь от ИТ-службы или вашего системного администратора — с настройкой и первое время, возможно, с консультациями из серии «куда нажать».

Вот перечень основных технологий открытого или платного доступа (он открытый — делитесь в комментариях своими любимыми инструментами):

  • Для централизованной информации, библиотеки базы знаний (полезной информации), ответов на типичные вопросы, инструкций, контактов коллег: корпоративный портал или Confluence, Notion, Mediawiki. Если у вас маленькая компания, можно обойтись облачными хранилищами типа OneDrive или бесплатных «Google таблиц» и Google Docs (но тут важен вопрос защиты данных).
  • Для планирования списков дел: Outlook, Wunderlist, RescueTime, Notion.
  • Для планирования и контроля работы над проектами: Jira, Trello, Evernote, Notion, Мегаплан.
  • Календарь для назначения встреч с возможностью открытого доступа коллегам: Outlook, Google Calendar, Apple Calendar (iCloud), Zoho Calendar (Zoho Apps), Teamup Calendar;
  • Для быстрых коммуникаций: внутренние мессенджеры типа Teams, Skype для бизнеса (у него больше полезных функций, чем у обычного Skype), а также внешние — WhatsApp, Viber и так далее. С помощью таких инструментов, как Slack, Yammer, можно не только обмениваться сообщениями, но и создавать внутренние сообщества;
  • Для конференц-звонков и собеседований: Skype, Zoom, Teams, Google Hangouts, GoToMeeting;
  • Для обмена данными: файлообменники типа Dropbox, Google- и Yandex-диски, Google Docs, Draft, Hackpad. Из внутренних: Office 365. Опять же, пользуясь бесплатными сервисами, помните о безопасности данных.

Если вы на очных совещаниях привыкли рисовать схемы и заметки, например, на доске, то и в онлайн-встречи добавляйте визуал: делайте презентации, используйте функцию показа своего экрана участникам онлайн-собрания (она есть почти во всех программах для конференц-звонков). В крайнем случае можно и нарисовать какие-то заметки от руки в обычном блокноте, показывая команде на экране.

Почта, чат или голосовое общение?

Обычно используют все три инструмента. Мы спросили мнения Олеси Корягиной, координатора команды экспертов сервиса «Готовое резюме», и Милы Хенвен, менеджера по продуктам hh.ru, какие инструменты для каких случаев, по их опыту подходят лучше. Обе работают с распределенными командами, но специфика работы разная. Вот их подходы:

1. Чат хорош для повседневного общения по срочным вопросам, почта — для более формальной переписки, фиксации договоренностей и когда важно ничего не потерять, когда идет обмен документами.

2. Когда нужно обсудить чисто организационные вопросы для поддержки текущей деятельности (например, распределить нагрузку, рабочие смены, поддержать стандартные процессы), проще решить это письменно в чате, чем звонить каждому члену команды: можно отправить одно общее сообщение и ряд индивидуальных.

3. В процессе работы над общим проектом найти более эффективное решение с помощью голосового общения проще, чем в переписке.

А какие инструменты удаленной работы используете вы? Поделитесь в комментариях.

Вакансии дня

Комментарии