Обязанности :

Документальная часть

· Прием телефонных звонков, переадресация.

· Оформление договоров, ведение реестров договоров с покупателями.

· Оформление счетов, накладных, счетов-фактур, товарных чеков, актов выполненных работ покупателям.

· Ввод новых контрагентов в базу 1С, их реквизитов.

· Отправка документов по электронной почте по указанию менеджеров и вышестоящего руководства

· Оприходование товаров.

· Разбор документов по папкам после обработки.

· Прием денег от покупателей, выдача денег под отчет, ведение кассы,работа на ККМ.

· Формирование и отправка актов сверок.

· Ежемесячная проверка наличия накладных и актов с отметкой покупателя, обзвон тех покупателей, которые не забрали или не вернули наши экземпляры.

Активное участие в деятельности фирмы

· Знание продукта, изучение специальной терминологии для быстрого и четкого исполнения заказов. Постоянное изучение ассортимента и номенклатуры наших товаров и услуг.

· Знание заказчиков, их особенностей, событий, с ними связанных, умение отличать их друг от друга, знание представителей заказчика в лицо, их имена и отчества. Организация работы таким образом, чтобы заказчики не чувствовали своей обезличенности, видели индивидуальный подход к себе, чтобы каждому заказчику казалось, что он наш самый любимый покупатель.

· Доброжелательное отношение, вежливое поведение, активная помощь заказчикам, ориентация на нужды клиента. Являться лицом компании, так как именно от офис-менеджера у заказчика складывается первое впечатление о нашей фирме, что влияет на привлечение покупателей и общий финансовый результат.

· Понимание всей цепочки действий по продаже, своей роли в этой цепочке. Анализ и понимание влияния своих действий (а особенно ошибок) на конечную цель – получение денег от заказчика, получение прибыли.

· Нацеленность на продажи на каждом этапе работы.

Хозяйственная часть

· Отслеживание необходимости заправки картриджа, вызов специалиста, его контроль и оплата.

· Сбор общих потребностей по канцтоварам и их заказ.

· Заказ питьевой воды, одноразовых стаканчиков, учет пустых бутылок.

· Заказ чая, кофе, сахара, хозяйственных материалов и т. д

· Контроль правильной работы всех приборов офиса (принтер, кулер, холодильник, микроволновка и т. д.), контроль состояния мебели, доклад о неисправностях, вызов технических специалистов для ремонта.

· Поддерживание порядка в офисе, создание уюта, атмосферы комфортного труда, хозяйственный подход. Офис-менеджер - это хозяйка в офисе.

• Требуемый опыт работы: 1–3 года

  Полная занятость, полный день

  Условия работы :

  Оформление по ТК. Оплата оклад + премия по результатам работы.Выплата заработной платы 2 раза месяц. График работы -сменный 2/2 с 8-00 до 20-00